Confidentialité

Introduction

Cette politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») décrit les pratiques de la Canadian Apartment Properties Real Estate Investment Trust et ses filiales (« CAPREIT ») relativement à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels (tels qu’ils sont définis ci-dessous). Chez CAPREIT, nous nous engageons à protéger votre vie privée par des pratiques qui limitent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la disposition et la destruction de renseignements personnels à ce qui est nécessaire au fonctionnement efficace de notre entreprise. Cette politique a été créée pour vous informer de notre engagement envers la protection de vos renseignements personnels; elle est basée sur les principes généraux de l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale. Cette politique comprend également des informations concernant la conformité de CAPREIT avec la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont constitués de tout renseignement, factuel ou subjectif, concernant une personne identifiable. Voici quelques exemples de renseignements personnels que CAPREIT pourrait recueillir auprès de vous :

• Nom
• Sexe (H ou F)
• Âge
• Adresse du domicile
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Situation familiale
• Numéro d’assurance sociale ou autres numéros d’identité
• Revenu et autres renseignements financiers
• Références personnelles
• Informations relatives à l’emploi (antérieur et actuel)

But de la collecte et de l’utilisation de vos renseignements personnels

CAPREIT recueille des renseignements personnels auprès des personnes qui font des demandes de location et auprès des locataires dont les baux sont actifs et de leurs garants. CAPREIT utilise les renseignements personnels en fonction des services demandés et/ou fournis, incluant (i) pour déterminer votre aptitude à respecter un bail et (ii) la gestion continue de votre bail et les obligations qui en découlent. Des exemples d’utilisation qui pourraient être faites de vos renseignements personnels sont, notamment :

• divulguer de tels renseignements à tout colocataire ou garant ou à toute tierce partie qui paie votre loyer si requis aux termes de votre bail de location ou à l’entente relative au logement;
• confirmer votre revenu;
• partager les renseignements avec les agences d’évaluation du crédit pour évaluer votre solvabilité dans la cadre d’une demande de location;
• divulguer de tels renseignements à vos employeurs précédents et actuels, vos locateurs précédents et actuels, références personnelles, et à votre institution financière actuelle, ceux-ci étant tous cités dans les documents que vous nous avez soumis afin que nous puissions communiquer avec eux dans le cadre du processus d’évaluation de votre demande de location;
• communiquer avec vous si des questions pertinentes à votre entente de location surviennent;
• communiquer avec vous concernant la gestion de votre bail ou de l’entente de location;
• faire respecter les termes de votre entente de location, y compris la collecte de tout jugement pouvant être obtenu contre vous en raison du non-respect d’une entente;
• divulguer de tels renseignements à un ou plusieurs fournisseurs de système de sécurité et d’alarme, de câblodistribution, de service téléphonique, de télécommunication, d’hydroélectricité, d’eau/d’eau chaude, de gaz et/ou tous autres services similaires ou connexes, lesquels ne peuvent utiliser vos renseignements personnels que dans le but de communiquer avec vous pour la prestation desdits services, et lesquels sont tous indiqués à l’Annexe « A » de cette politique de temps à autre;
• divulguer de tels renseignements à l’Agence du revenu du Canada, à l’attention de laquelle les formulaires T5 – Déclaration des revenus de placements et/ou NR4 – État des sommes payées ou créditées à des non-résidents sont soumis (le cas échéant) et qui contiennent ou font référence au numéro d’assurance sociale, tel que requis selon les règlements de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada);
• divulguer de tels renseignements à des tiers qui peuvent avoir accès à ces renseignements personnels incidemment par le biais de l’administration et l’entretien courant des logiciels que nous utilisons dans le cadre de nos opérations;
• traiter les demandes d’emploi et tous autres sujets relatifs à l’emploi, tels que les chèques de paie, les reçus pour fins d’impôt et les déclarations de revenus, divulguer des renseignements à une compagnie d’assurances pour la prestation de services de santé, ou, dans le cas des contractuels ou de personnes qui ont déjà postulé pour un emploi, les rejoindre pour un futur emploi;
• divulguer à des tierces parties relativement à la disposition d’un immeuble, à une cession de bail, pour obtenir du financement ou à des fins imposées ou permises par la loi; et
• divulguer de tels renseignements à toute personne supplémentaire ou entité commerciale, lorsque vous aurez accordé votre consentement à ladite divulgation.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels

La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par CAPREIT nécessitent votre connaissance des faits et votre consentement. À certains moments, votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels peut être implicite à la manière dont ils sont recueillis. Par exemple, lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels dans le cadre d’une demande de location, vous consentez implicitement à ce que CAPREIT collecte, utilise et divulgue vos renseignements personnels d’une façon nécessaire à l’établissement de votre aptitude à signer un bail et pour gérer celui-ci, comme décrit plus en détail dans un paragraphe précédent. Votre consentement peut aussi être expressément prévu. Si CAPREIT venait à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles décrites ci-dessus, avant leur collecte, leur utilisation et/ou leur divulgation, à moins que cet acte soit exigé par la loi, vous seriez informé et votre consentement serait obtenu, par CAPREIT, avant toute collecte, utilisation et/ou divulgation de ces renseignements personnels. Si nous prévoyons utiliser et/ou divulguer vos renseignements personnels déjà recueillis à une nouvelle fin, non autorisée par les lois applicables, votre consentement vous sera toujours demandé avant l’utilisation ou la divulgation pour cette nouvelle utilisation.

Vous pouvez toujours choisir de ne pas fournir vos renseignements personnels à CAPREIT. De plus, votre consentement précédemment accordé peut être retiré en tout temps en faisant parvenir un avis écrit au Chef de la protection des renseignements personnels.

Collecte, utilisation et divulgation de vos renseignements personnels sans consentement

Dans certaines circonstances, nous pourrions ou serions dans l’obligation de recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement. Ces circonstances comprennent : si la divulgation est exigée par la loi, transmise à nos avocats, dans le but de recouvrer des sommes que vous nous devez, de nous conformer à une assignation à témoigner, un mandat délivré ou une ordonnance rendue par un tribunal, à une personne ou un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements, ou pour se conformer aux règles de procédure du tribunal concernant la production de documents.

La divulgation peut aussi être faite à une institution gouvernementale ou à un organisme d’enquête qui a demandé à obtenir le renseignement en mentionnant la source de l’autorité légitime étayant son droit de l’obtenir et le fait, selon le cas : qu’elle soupçonne que le renseignement est afférent à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales, que la divulgation est demandée aux fins de la tenue d’enquêtes liées à l’application de la loi, de la collecte de renseignements aux fins de l’application, ou pour appliquer tout loi de toute juridiction, ou la divulgation est demandée pour l’application du droit canadien ou provincial. La divulgation peut aussi être faite à un organisme d’enquête lorsque la divulgation est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou une contravention au droit fédéral ou provincial.

Diverses agences gouvernementales (par exemple, l’Agence du revenu du Canada, le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, La Commission canadienne des droits de la personne, etc…) sont habilités à réviser nos dossiers et interviewer notre personnel dans le cadre de leurs mandats. De plus, à notre initiative, nous pourrions divulguer des renseignements personnels à votre insu et sans votre consentement s’ils sont utilisés en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne, ou s’ils ont été recueillis dans des circonstances où le consentement n’est pas exigé. Si les renseignements concernant une personne identifiable sont divulgués à une personne qui a besoin de ceux-ci en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne et que la personne visée est vivante, nous informerons par écrit et sans délai cette personne.

Quantité de renseignements personnels recueillis par CAPREIT

La quantité de renseignements personnels recueillis par CAPREIT devrait être limitée à ce qui est nécessaire aux fins déterminées pour la collecte.

Conservation de vos renseignements personnels

CAPREIT conservera vos renseignements personnels pendant le temps nécessaire à l’atteinte des buts pour lesquels ces renseignements sont recueillis et selon les exigences des lois qui s’appliquent. Une fois que vos renseignements personnels ne seront plus utiles, que ce soit pour les fins pour lesquelles ils auront été recueillis ou pour se conformer aux lois en vigueur, ceux-ci seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Protection de vos renseignements personnels

CAPREIT protégera vos renseignements personnels comme l’exigent la nature et la sensibilité de ces renseignements. Le traitement que nous ferons de vos renseignements personnels respectera en tout temps leur nature confidentielle, à partir de leur collecte et jusqu’à leur disposition ou leur destruction finale.

Une liste complète des personnes ou entités commerciales à qui vos renseignements personnels peuvent être fournis et qui, en retour, peuvent vous envoyer un Message électronique commercial (MEC) est jointe en annexe à cette politique de protection des renseignements personnels sous le titre « Divulgation à un tiers ». Pour le moment, nous avons pris des mesures pour interdire généralement aux tierces parties d’utiliser vos renseignements personnels afin de vous faire parvenir des MECs sauf si ces messages sont exemptés des restrictions de, ou sont en conformité avec la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

À titre de service et de commodité pour les locataires, nous compilons des annuaires publics de locataires (par exemple, à la porte d’entrée de l’immeuble). Si vous ne désirez pas figurer dans quelque annuaire que ce soit ou si vous souhaitez être inscrit d’une façon particulière, veuillez nous en informer.

CAPREIT s’engage à déployer des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude, l’exhaustivité et l’actualité des renseignements personnels détenus par CAPREIT à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par la collecte et à ce qui doit être utilisé. Nous pouvons, de temps à autre, vous demander de confirmer l'exactitude de vos renseignements personnels à cette fin.

Utilisation de vidéo-surveillance et d’enregistrements

Des appareils vidéo peuvent être installés et opérationnels dans les aires communes de nos immeubles dans lesquels se trouve votre appartement. Les appareils vidéo peuvent avoir des caractéristiques particulières, comme le zoom ou la vision de nuit. L’appareil vidéo peut fonctionner en continu. Les enregistrements de vidéosurveillance peuvent être visionnés à n’importe quel moment.

L’utilisation de cet équipement a pour but d’assurer votre sécurité et la jouissance raisonnable des lieux, ainsi que celles des autres locataires, de nous assurer que vous avez accès aux lieux, à l’équipement et aux services que CAPREIT a convenu de fournir, de préserver la propriété de CAPREIT et à titre d’effet dissuasif pour combattre la criminalité.

Partout où la loi l’exige, des affiches seront apposées vous signalant l’utilisation de caméras de vidéo-surveillance et l’enregistrement de renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez communiquer avec notre Chef de la protection des renseignements personnels pour toute question concernant les enregistrements de vidéosurveillance.

Utilisation de matériel audio et d’enregistrements

Dans certaines circonstances, CAPREIT peut effectuer des enregistrements audio de ses employés, de ses entrepreneurs, ou de ses locataires. Les enregistrements servent à différentes fins; il s’agit notamment : à l’égard du rôle d’employeur de CAPREIT, lors de problèmes liés au rendement au travail, afin d’assurer la sécurité en milieu de travail, la productivité, et pour prévenir le harcèlement.

Des enregistrements audio peuvent être faits durant les réunions, les entrevues ou les appels téléphoniques entre CAPREIT et ses employés. Le matériel audio peut fonctionner en continu. Les renseignements enregistrés par le matériel audio peuvent capter les communications des personnes suivantes : l’employeur, l’employé, les locataires, les entrepreneurs et le public en général.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels détenus par CAPREIT en vous adressant par écrit au Chef de la protection des renseignements personnels. Suite à cette demande par écrit, vous: (a) serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et (b) aurez accès à vos renseignements personnels. Toutes les questions concernant les demandes d’accès aux renseignements personnels peuvent être adressées au Chef de la protection des renseignements personnels.

Modifications à la politique de protection des renseignements personnels

CAPREIT se réserve le droit d’apporter à tout moment des modifications à la présente politique de protection des renseignements personnels. Si nous apportons une modification importante, cette politique de protection des renseignements personnels sera mise à jour en conséquence. Nous vous conseillons de vérifier régulièrement cette politique de protection des renseignements personnels, disponible à nos bureaux d’administration et sur notre site Web au www.capreit.net, pour être au fait de toute modification. Votre lecture continue de la politique et l’utilisation de notre site suite à l’affichage de toute modification à cette politique de protection des renseignements personnels constituent une acceptation de ces modifications de votre part.

Responsabilité du respect de la Politique de protection des renseignements personnels

Notre Chef de la protection des renseignements personnels est responsable du respect par CAPREIT de la présente politique et peut être joint à l’adresse suivante :

Chef de la protection des renseignements personnels
Canadian Apartment Properties Real Estate Investment Trust
11, rue Church
Bureau 401
Toronto, ON
M5E 1W1

(416) 861-9404

Questions ou préoccupations relatives aux pratiques en matière de respect de la confidentialité

Veuillez adresser toute question ou préoccupation concernant le respect de la présente politique, ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels en général, à notre Chef de la protection des renseignements personnels.

Si, après discussion de la question avec notre Chef de la protection des renseignements personnels, vous n’obtenez toujours pas satisfaction, veuillez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à https://www.priv.gc.ca/fr/, ou à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria, Gatineau (Québec), K1A 1H3

Sans frais : 1-800-282-1376  Téléphone : 819-994-5444  ATS : 819-994-6591


Le 1er juillet 2014

Annexe « A » : Divulgation à un tiers

Voici la liste des tierces parties auxquelles le Locateur fournit des renseignements personnels; par conséquent, vous pourriez recevoir des messages électroniques commerciaux (MEC) de ces fournisseurs.

Bragg Communications Inc.
6080 rue Young , Halifax, Nouvelle-Écosse B3K 5M3
www.Eastlink.ca

Cogeco Cable Canada LP
950 Syscon Road, Case Postale 5076, Station LCD 1, Burlington, Ontario L7R 4S6
www.cogeco.ca

Rogers Communications Partnership
855 York Mills Road, Toronto, Ontario M3B 1Z1
www.rogers.com

Videotron
612 rue Saint-Jacques, Montréal, Québec h2C 4M8
www.videotron.com